Règlement de l'événement WALUG des 23 et 24 octobre 2021.


Ces règles s'appliquent lors de l'événement organisé par Walug ASBL les samedi 23 et dimanche 24 octobre 2021.


       1. Organisation:


L'organisation pratique de l'exposition du week-end LEGO® est entre les mains de l'équipe de Spa-Francorchamps.

La responsabilité finale de l'événement incombe à Walug asbl (Wallonie LEGO® User Group asbl),

Siège social: Campagne des Monts, 47 à 4040 Herstal-Belgique. 

Numéro d'entreprise 0727.704.193.

IBAN d'ING Bank: BE98 3631 8884 4993.

Les responsables de l'événement: Michel VANDAMME - Mickaël ROMMES - Marine VANDAMME.


        2. Événement:


L'exposition LEGO® a lieu le week-end du samedi 23 et dimanche 24 octobre 2021 dans les halls du circuit de Spa-Francorchamps. Le programme du week-end est le suivant (horaires susceptibles de changer, l'organisation se réserve le droit d'adapter l'horaire): Vendredi 9h à 13h préparation de la salle 13h à 21h assemblage des créations. Samedi de 6h30 à 10h mis en place de 10h à 18h ouvert au public de 18h à 23h soirée d'animation. Dimanche de 9h30 à 10h ouvert aux exposants de 10h à 18h ouvert au public de 18h à ... démontage et nettoyage.


         3. Participants:


  1. Le salon est ouvert à tous, ils peuvent s'inscrire en tant qu'exposant ou vendeur. Des exceptions ne seront faites qu'avec l'accord de l'organisation.

  2. Les personnes qui souhaitent vendre des pièces / ensembles LEGO® doivent l'indiquer à l'avance sur leur formulaire d'inscription et lire attentivement le point 6 «Vendeurs». Toutes les autres activités (par exemple publicité, recrutement de membres pour d'autres associations, collecte de fonds) ne sont pas autorisées sans l'accord explicite du Comité.

  3. Chaque participant peut se porter volontaire pour des tâches prédéfinies. En échange du bénévolat, le participant recevra des avantages tels que ne pas avoir à payer un sandwich au déjeuner. Les avantages seront précisés dans un e-mail. La répartition des tâches se fera par le comité, en tenant compte au maximum des choix de chaque participant. Chaque participant est libre de faire du bénévolat. Les bénévoles liés à un fournisseur commercial seront exclus des tâches liées au stand du Comité.

  4. Chaque participant est responsable du démontage de son stand (et du démontage de ses tables le cas échéant) et du retour des tables utilisées à leur emplacement prévu. Le participant doit également s'assurer qu'aucun déchet n'est laissé pour compte. Les frais de nettoyage du stand peuvent être récupérés auprès du membre.

  5. Il est interdit de fumer dans la chambre. Les animaux domestiques ne sont pas admis, à l'exception des chiens d'assistance. L'utilisation des issues de secours n'est autorisée qu'en cas d'urgence et certainement pas comme entrée ou sortie. Ils ne peuvent pas être utilisés comme accès régulier ni être bloqués.

  6. Chaque participant doit connaître les consignes de sécurité et les couloirs d'évacuation afin de ne pas les occuper pendant l'événement (plan dans la salle).

  7. En cas d'urgence, chaque participant est prié de prendre contact avec les organisateurs, le stand du Comité ou le stand de premiers secours s'il est présent.

  8. Les éventuels cadeaux des participants (les «sets de remerciement») seront remis à toutes les catégories de participants (exposants, vendeurs et bénévoles).


    4. Inscription:

  9. L'inscription ne peut se faire que via le formulaire approprié (par e-mail ou via le site Internet). Chaque membre a reçu à l'avance un email d'inscription avec tous les détails. L'organisateur peut toujours inviter des non-membres à participer à l'événement.

  10. La participation à l'événement en tant qu'exposant et / ou vendeur ne peut avoir lieu qu'après approbation de l'inscription par l'organisation.

  11. Une fois que l'organisation a approuvé une entrée, les détails ne peuvent pas être modifiés.

  12. Si un participant souhaite annuler son inscription, il doit le faire dans les plus brefs délais. Si le Comité a engagé des dépenses liées à l'inscription, il se réserve le droit de réclamer ces dépenses au participant.

  13. Dans le cas où des frais doivent être payés (par exemple pour les repas), le participant est prié de le faire au plus tard 14 jours avant l'événement. Dans le cas où le paiement n'est pas effectué à temps, le Comité se réserve le droit d'exclure le participant de l'activité pour laquelle le paiement est dû.

  14. Lors de son inscription, le participant doit indiquer la zone d'affichage souhaitée pour son LEGO® (voir point 5 Exposants). Les vendeurs doivent indiquer la zone de vente souhaitée lors de leur inscription (voir point 6 Vendeurs).

  15. L'espace disponible pour chaque participant est alloué par l'organisation. Les participants sont priés de rester dans cet espace. Dans le cas où un exposant ne remplirait pas tout l'espace réservé, l'organisation se réserve le droit de l'attribuer à un autre exposant. Si nécessaire, l'organisation se réserve le droit d'exclure un participant de toute participation ultérieure à l'événement.

  16. La sélection des participants et l'utilisation de l'espace disponible sont basées sur les 3 critères (priorités) suivants: a. Créations personnelles (Moc's) - b. Définir des collections - c. Ventes: Le Comité se réserve le droit de définir un espace minimum ou maximum à réserver aux vendeurs. Si lors de l'aménagement de la halle le Comité constate un manque d'espace, il se réserve le droit d'adapter l'espace alloué à certains participants (exposants et / ou vendeurs). Les sponsors ont la priorité dans l'obtention d'espace dans le cadre de leurs droits de parrainage. Le choix des participants et l'attribution de l'espace à chaque membre relèvent de la responsabilité de l'organisation. Cette décision est définitive.


    5. Exposants:

    Par exposant, nous entendons les personnes qui souhaitent montrer leur LEGO® (sous toutes ses formes) au public pendant les heures d'ouverture. Lors de son inscription, le participant est invité à décrire précisément ce qu'il a l'intention d'exposer. Si la description n'est pas suffisamment précise ou claire, l'organisation peut demander des photos. L'organisation se réserve le droit de refuser une installation à tout moment, voire de la faire retirer pendant l'événement sans avoir à se justifier auprès du participant.

  1. Il est uniquement permis d'afficher des LEGO®. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce qui est autorisé ou non. ü Autorisé: Matériel sur mesure qui n'est pas en plastique et pour lequel il n'y a pas d'alternative LEGO - Corde, élastique, papier, carton - Composants électroniques (Circuit imprimé, led, etc ...) - Autocollants ü Autorisé: gravé ou imprimé Briques LEGO® ü Interdit: contrefaçons et matériaux ressemblant à LEGO® tels que: briques de marque LEGO® clone (par exemple MegaBlocks) Armes, accessoires, animaux, figurines de marque LEGO® clone En cas de doute, il est préférable de contacter l'organisation à l'avance . Chaque exposant est invité à confirmer strictement sur ce point. En cas de non-conformité, l'organisation se réserve le droit de retirer les articles litigieux du stand de l'exposant. Les frais engagés ne peuvent en aucun cas être réclamés à l'organisation.

  2. Il est uniquement permis de montrer des créations qui respectent les codes éthiques du groupe LEGO®. Concrètement, cela signifie qu'il n'est pas permis de montrer l'un des éléments suivants: - L'usage de drogues, de tabac, de boissons alcoolisées - Les objets à caractère sexuel - Une violence réaliste ou extrême - L'expression de convictions politiques ou religieuses et / ou d'insultes à ses croyances - Toute création susceptible de choquer ou de nuire à une personne - Créations racistes.

  3. L'organisation confirmera toujours par écrit si l'exposant peut ou non participer à l'événement. Une fois cet accord donné, l'inscription ne peut plus être modifiée. (voir point 4: inscription)

  4. Plusieurs membres peuvent se regrouper pour créer une grande mise en page. Dans ce cas, l'organisation et les plans de la grande mise en page sont sous la responsabilité d'un participant à la mise en page. Pour chaque grande mise en page, il doit y avoir un responsable. Il / elle sera le point de contact entre l'organisation et les participants à la mise en page pour toutes les questions concernant la mise en page. Le responsable de l'aménagement doit indiquer la surface souhaitée dans les plus brefs délais

  5. Il est interdit de monter et de démonter les stands pendant les heures d'ouverture au public. Cependant, la mise en place du décor de mise en page est autorisée.

  6. Lors du montage et du démontage, chaque participant est prié de ne pas empiéter sur l'espace des autres exposants, ni de déplacer et / ou démonter le matériel d'un autre exposant pour sa convenance.

  7. En cas de pénurie de tables, l'organisation peut décider de réduire l'espace alloué à certains participants.

  8. L'exposant doit fournir ses propres nappes (de préférence en coton pour des raisons de sécurité incendie). Seuls le noir, le blanc, le bleu ou le vert sont autorisés. Pour les nappes dans une mise en page partagée, il est de la responsabilité du responsable de la mise en page de fournir suffisamment de nappes. Il est également de la responsabilité de chaque participant de fournir suffisamment de rallonges électriques et d'indiquer s'il n'est pas autorisé à toucher leurs créations.

  9. L'exposant veillera lui-même à une présence permanente sur son stand.

  10. Il est interdit de jouer de la musique ou des films pendant les heures d'ouverture au public. Cependant, les films personnels mettant en vedette LEGO® sont autorisés.

  11. Si nécessaire au bon déroulement de l'événement, le Comité peut à tout moment demander à un participant d'effectuer une tâche spécifique.

  12. Si un exposant constate qu'une partie de sa création ou collection est manquante, il est prié d'en informer l'organisation. L'organisation ne peut en aucun cas être tenue responsable. Seul le Comité Walug, éventuellement avec l'organisation, peut décider de contribuer aux frais de remplacement de l'objet manquant. Cette décision sera prise au cas par cas après l'événement.

  13. L'exposant s'engage à être présent tout au long du week-end (samedi et dimanche).

    6. Fournisseurs:


Selon la loi, une personne qui achète des produits pour les revendre ultérieurement avec profit est considérée comme un vendeur professionnel. Pour les événements Walug, une distinction est faite entre les vendeurs professionnels et privés: - Un vendeur privé est un membre qui estime avoir trop de matériel LEGO® et qui souhaite en vendre occasionnellement une partie lors de nos événements.

      1. Un vendeur commercial a un numéro de TVA et un stock destiné à la vente uniquement. Si un participant souhaite disposer d'un stand de vente, il devra l'indiquer lors de son inscription. Il doit également indiquer s'il s'agit d'un stand de vente commercial ou privé.

      2. Règles de parrainage - Walug a un sponsor principal avec lequel il existe des accords de vente. Le Comité s'assure que ces règles sont respectées. - À partir de 2021, nous utilisons le contenu du site Web belge LEGO® Shop @ Home comme référence (https://shop.lego.com/en- BE de https://shop.lego.com/fr-BE). Ce site ne contient que les ensembles LEGO actuels (et les ensembles «retirés»). Le sponsor principal a le droit exclusif de vendre tous les sets publiés sur ce site; par conséquent, ces ensembles (à l'exception des ensembles "retirés") ne peuvent pas être vendus par d'autres vendeurs.

      3. Vendeur privé, maximum 2 mètres courants d'espace de vente, vendeur professionnel maximum 8 mètres courants d'espace de vente. Pendant toute la durée de l'événement, un maximum de 3 ventes du même ensemble du catalogue LEGO® normal, en tenant compte des accords de parrainage Aucune limite sur le nombre de ventes, en tenant compte des accords de parrainage Pendant toute la durée de l'événement, un maximum d'un copie du même ensemble `` Expert Building '' ou `` Ultimate Collectors '', en tenant compte des accords de parrainage

     4. Aucune restriction sur la vente de minifigs ou de pièces individuelles (neuves ou d'occasion), ni sur la vente de set LEGO d'occasion.         

     5. Affichage clair du logo (si disponible) et du numéro de TVA. Fournir ses propres sacs en plastique aux visiteurs (pour se différencier des autres fournisseurs).


           7. Règles générales pour les vendeurs:


  1. Chaque vendeur est responsable du respect des règles et lois en vigueur.

  2. Seuls les articles liés à LEGO® peuvent être vendus. Toute vente d'autres articles est soumise à l'approbation de l'organisation.

  3. Pour le prix du stand, les compteurs à l'avant du stand sont pris en compte. Derrière le stand, le vendeur est libre de mettre dans d'autres tables ou étagères (sans dépasser la largeur à l'avant). Ces tables / étagères ne sont pas fournies par l'organisation. Si le vendeur ajoute des tables ou des étagères à côté des tables fournies, il doit les retirer ou payer un supplément correspondant à la largeur supplémentaire; la décision sera prise par le comité.

  4. La location des stands de vente doit être réglée en espèces le jour de l'événement. Chaque participant devra payer le prix en fonction de sa réservation, même s'il n'occupe pas tout l'espace réservé. Le Comité peut émettre une facture pour les vendeurs commerciaux si nécessaire après paiement des frais de location.

  5. En aucun cas, il ne sera permis de proposer à la vente des pièces de l'un des 2 derniers LUGBULK.

  6. Walug ne peut en aucun cas être tenu responsable d'un chiffre d'affaires décevant lors de l'événement.

  7. Chaque vendeur est responsable de la sécurité de son stand contre le vol. Walug ne peut être tenu responsable du remboursement d'éventuelles pertes.

  8. Les vendeurs doivent fournir leurs propres nappes pour leur stand (de préférence en coton pour des raisons de sécurité incendie). Seuls le noir, le blanc, le bleu ou le vert sont autorisés. Une bannière publicitaire est également autorisée. Le vendeur doit fournir suffisamment de rallonges.

  9. Dans le cas où un vendeur privé ne respecte pas les conditions, ou s'il y a un soupçon qu'il est un vendeur professionnel, l'Organisation (ou le Comité) peut, à sa discrétion, reclasser le vendeur en tant que vendeur professionnel ou faire en sorte que son support retiré. De plus, le vendeur peut se voir interdire de vendre lors d'événements futurs. Les frais engagés ne peuvent être répercutés par le vendeur sur le comité. Cependant, le Comité peut répercuter les frais de retrait du stand sur le vendeur.

  10. Chaque vendeur est responsable de ce qu'il met en vente. L'organisation ne peut en aucun cas être tenue responsable. En cas d'infraction, toute amende sera facturée au vendeur qui pourra être exclu de l'événement et de tout autre événement par la suite.

  11. Si un vendeur organise une action commerciale en relation avec le salon de Spa-Francorchamps, celle-ci doit être soumise au conseil d'administration de Walug pour approbation. Sans approbation, cette action ne peut pas être lancée lors de l'événement. Le non-respect de cet accord entraînera le retrait complet du vendeur de l'événement

    8. Super tombola:

  1. La participation à la Super Tombola n'est possible que pour les membres inscrits en tant qu'exposants / bénévoles / vendeurs et qui participent activement à l'événement.

  2. Les ensembles gagnants ne peuvent pas être vendus et ne peuvent pas être échangés contre d'autres prix de tombola par le comité.

  3. Le non-paiement du dîner à la date fixée peut entraîner l'exclusion du Super Raffle. Chaque participant est tenu de lire et de comprendre ces règles. En s'inscrivant à cet événement, chaque participant déclare être d'accord avec eux. Tout litige né d'un point non couvert par le présent règlement sera réglé sur place en concertation avec le participant et l'organisation (en collaboration avec le Comité). En cas de non-respect de ces règles, l'organisateur se réserve le droit d'exclure le membre de l'événement et / ou des événements futurs. Les frais résultant de l'un quelconque des points du présent règlement ne peuvent être réclamés par le membre de l'organisation ou du comité. Les frais encourus par l'organisation ou le comité à la suite du non-respect de ces règles par un membre peuvent être réclamés au membre.

Rédigé par le Comité Walug.