Reglement voor het WALUG-evenement op 23 en 24 oktober 2021.


Dit reglement is van toepassing tijdens het evenement georganiseerd door Walug ASBL op zaterdag 23 en zondag 24 oktober 2021.


     

      1. Organisatie :


De praktische organisatie van de LEGO® weekendtentoonstelling is in handen van het Spa-Francorchamps team.

De eindverantwoordelijkheid voor het evenement ligt bij Walug asbl (Wallonie LEGO® User Group asbl),

Maatschappelijke zetel: Campagne des Monts, 47 in 4040 Herstal-België. 

Bedrijfsnummer 0727.704.193.

ING Bank IBAN BE98 3631 8884 4993.

De verantwoordelijken van het evenement: Michel VANDAMME - Mickaël ROMMES - Marine VANDAMME.

 

       2. Gebeurtenis :


De LEGO®-tentoonstelling vindt plaats tijdens het weekend van zaterdag 23 en zondag 24 oktober 2021 in de hallen van het circuit van Spa-Francorchamps. Het programma voor het weekend ziet er als volgt uit (tijden onder voorbehoud, de organisatie behoudt zich het recht voor de schema's aan te passen): Vrijdag van 9 tot 13 uur voorbereiding van de zaal van 13 tot 21 uur montage van de creaties. Zaterdag 6.30 tot 10.00 uur opbouw van de creaties 10.00 tot 18.00 uur open voor publiek 18.00 tot 23.00 uur entertainment avond. Zondag 9.30 tot 10.00 uur open voor exposanten 10.00 tot 18.00 uur open voor het publiek 18.00 tot ... ontmantelen en schoonmaken.


       

        3. Deelnemers :


  1. De tentoonstelling staat open voor iedereen, zij kunnen zich inschrijven als exposant of verkoper. Uitzonderingen zullen alleen worden gemaakt met instemming van de organisatie.

  2. Personen die LEGO® stukken/sets willen verkopen moeten dit vooraf op hun inschrijvingsformulier aangeven en punt 6 "Verkopers" aandachtig lezen. Alle andere activiteiten (b.v. reclameǵ, werven van leden voor andere verenigingen, inzamelen van geld) zijn niet toegestaan zonder de uitdrukkelijke toestemming van het Comité.

  3. Elke deelnemer kan zich als vrijwilliger opgeven voor vooraf bepaalde taken. In ruil voor het vrijwilligerswerk krijgt de deelnemer voordelen zoals het niet hoeven betalen voor een broodje bij de lunch. De voordelen zullen in een e-mail worden gespecificeerd. Bij de verdeling van de taken zal het comité zoveel mogelijk rekening houden met de keuzes van elke deelnemer. Elke deelnemer is vrij om vrijwilligerswerk te doen. Vrijwilligers die banden hebben met een commerciële verkoper zullen worden uitgesloten van de taken die verband houden met de stand van het Comité.

  4. Elke deelnemer is verantwoordelijk voor het afbreken van zijn stand (en het afbreken van zijn tafels indien van toepassing) en voor het terugbrengen van de gebruikte tafels naar de plaats van bestemming. De deelnemer zal er ook op toezien geen afval achter te laten. De kosten voor het schoonmaken van de stand kunnen op het lid worden verhaald.

  5. Roken is in de kamer niet toegestaan. Huisdieren zijn niet toegestaan, met uitzondering van hulphonden. Het gebruik van nooduitgangen is alleen toegestaan in geval van nood en zeker niet als in- of uitgang. Zij kunnen niet worden gebruikt als een gewone toegang, noch kunnen zij worden geblokkeerd.

  6. Elke deelnemer moet op de hoogte zijn van de veiligheidsinstructies en de evacuatiegangen om deze tijdens het evenement niet in beslag te nemen (plattegrond in de zaal).

  7. In geval van nood wordt elke deelnemer verzocht contact op te nemen met de organisatoren, de stand van het comité of de EHBO-stand, indien aanwezig.

  8. Aan alle categorieën deelnemers (exposanten, verkopers en vrijwilligers) zullen eventuele deelnemersgeschenken (de zogenaamde "Thank You sets") worden overhandigd.


    4. Opschriften :


  9. Inschrijven kan alleen via het daartoe bestemde formulier (per e-mail of via de website). Elk lid heeft vooraf een inschrijvingsmail ontvangen met alle details. De organisator kan altijd niet-leden uitnodigen om aan het evenement deel te nemen.

  10. Deelname aan het evenement als exposant en/of verkoper kan alleen na goedkeuring van de inschrijving door de organisatie.

  11. Zodra de organisatie een vermelding heeft goedgekeurd, kunnen de gegevens niet meer worden gewijzigd.

  12. Indien een deelnemer zijn inschrijving wenst te annuleren, dient hij dit zo spoedig mogelijk te doen. Indien het Comité kosten heeft gemaakt in verband met de inschrijving, behoudt het zich het recht voor deze kosten op de deelnemer te verhalen.

  13. Indien er onkosten moeten worden betaald (bijvoorbeeld voor maaltijden) wordt de deelnemer verzocht dit uiterlijk 14 dagen voor het evenement te doen. Indien de betaling niet tijdig wordt verricht, behoudt het Comité zich het recht voor de deelnemer uit te sluiten van de activiteit waarvoor de betaling verschuldigd is.

  14. Bij de inschrijving moet de deelnemer de gewenste tentoonstellingsruimte voor zijn LEGO® aangeven (zie punt 5 Exposanten). Verkopers moeten bij hun inschrijving het gewenste verkoopgebied aangeven (zie punt 6 Verkopers).

  15. De beschikbare ruimte voor elke deelnemer wordt door de organisatie toegewezen. De deelnemers worden verzocht zich aan deze ruimte te houden. Indien een exposant niet de volledige gereserveerde ruimte opvult, behoudt de organisatie zich het recht voor deze toe te wijzen aan een andere exposant. Indien nodig behoudt de organisatie zich het recht voor een deelnemer van verdere deelname aan het evenement uit te sluiten.

  16. De selectie van de deelnemers en het gebruik van de beschikbare ruimte gebeurt met behulp van de volgende 3 criteria (prioriteiten): a. Persoonlijke creaties (Moc's) - b. Verzamelingen van sets - c. Verkoop : Het Comité behoudt zich het recht voor een minimum- of maximumruimte voor de verkopers vast te stellen. Indien het Comité tijdens de opbouw van de zaal bemerkt dat er mogelijk plaatsgebrek is, behoudt het zich het recht voor om de aan bepaalde deelnemers (exposanten en/of verkopers) toegewezen ruimte aan te passen. Sponsors hebben voorrang bij het verkrijgen van ruimte, als onderdeel van hun sponsorrechten. De keuze van de deelnemers en de toewijzing van ruimte aan elk lid vallen onder de verantwoordelijkheid van de organisatie. Deze beslissing is definitief.


    5. Exposanten :

    Met exposant bedoelen we mensen die hun LEGO® (in al zijn vormen) aan het publiek willen tonen tijdens de openingsuren. Bij de inschrijving wordt de deelnemer verzocht precies te beschrijven wat hij/zij van plan is tentoon te stellen. Als de beschrijving niet nauwkeurig of duidelijk genoeg is, kan de organisatie om foto's vragen. De organisatie behoudt zich het recht voor te allen tijde een installatie te weigeren, of zelfs te laten verwijderen tijdens het evenement, zonder zich tegenover de deelnemer te moeten verantwoorden.

  1. Het is alleen toegestaan om LEGO® uit te stallen. Hieronder volgt een overzicht van wat wel en niet is toegestaan. ü Toegestaan: Aangepast materiaal dat niet van kunststof is en waarvoor geen alternatief in LEGO bestaat - Touw, elastiek, papier, karton - Elektronische onderdelen (printplaat, led, enz...) ü Toegestaan: gegraveerde of bedrukte LEGO® stenen ü Niet toegestaan: vervalsingen en materialen die op LEGO® lijken zoals: LEGO® kloon merk stenen (bijv. MegaBlocks) Wapens, accessoires, dieren, LEGO® kloon merk minifiguren In geval van twijfel kunt u het beste van tevoren contact opnemen met de organisatie. Elke exposant wordt verzocht dit punt strikt te bevestigen. Bij niet-naleving behoudt de organisatie zich het recht voor de betwiste artikelen uit de stand van de exposant te verwijderen. Eventuele kosten kunnen niet op de organisatie worden verhaald.

  2. Het is alleen toegestaan om creaties te tonen die de ethische codes van de LEGO® Groep respecteren. Concreet betekent dit dat het niet is toegestaan een van de volgende zaken te laten zien: - Het gebruik van drugs, tabak, alcoholische dranken - Voorwerpen van sexuele aard - Realistisch of extreem geweld - Uiting van politieke of religieuze overtuigingen en/of beledigingen van iemands overtuigingen - Elke creatie die een persoon kan shockeren of schaden - Creaties van racistische aard.

  3. De organisatie zal altijd schriftelijk bevestigen of de exposant al dan niet aan het evenement kan deelnemen. Zodra deze instemming is gegeven, kan de inschrijving niet meer worden gewijzigd. (zie punt 4: inschrijving)

  4. Meerdere leden kunnen samen een grote layout maken. In dit geval zijn de organisatie en de plannen van de grote lay-out de verantwoordelijkheid van een deelnemer aan deze lay-out. Voor elke grote lay-out moet er één verantwoordelijke zijn. Hij/zij zal het contactpunt zijn tussen de organisatie en de deelnemers aan deze lay-out voor alle aangelegenheden betreffende deze lay-out. Degene die verantwoordelijk is voor de inrichting moet zo spoedig mogelijk het gewenste oppervlak aangeven.

  5. Het is niet toegestaan de stands tijdens de openingsuren van het publiek op te bouwen en af te breken. De inrichting van de lay-out decoratie is echter toegestaan.

  6. Tijdens de opbouw en afbraak wordt elke deelnemer verzocht geen inbreuk te plegen op de ruimte van andere exposanten, noch het materiaal van een andere exposant te verplaatsen en/of af te breken voor zijn gemak.

  7. Als er een tekort aan tafels is, kan de organisatie besluiten de ruimte die aan bepaalde deelnemers wordt toegewezen te beperken.

  8. De exposant moet zelf voor tafellakens zorgen (bij voorkeur in katoen omwille van de brandveiligheid). Alleen zwart, wit, blauw of groen zijn toegestaan. Voor tafellakens in een gedeelde opstelling is het de verantwoordelijkheid van degene die de opstelling verzorgt om voor voldoende tafellakens te zorgen. Het is ook de verantwoordelijkheid van elke deelnemer om voor voldoende elektrische verlengsnoeren te zorgen en aan te geven als het niet is toegestaan hun creaties aan te raken.

  9. De exposant zorgt zelf voor een permanente aanwezigheid op zijn stand.

  10. Het is verboden muziek of films af te spelen tijdens de openingsuren voor het publiek. Persoonlijke films met LEGO® zijn echter wel toegestaan.

  11. Indien het voor het goede verloop van het evenement noodzakelijk is, kan het comité een deelnemer te allen tijde verzoeken een bepaalde taak uit te voeren.

  12. Indien een exposant constateert dat een deel van zijn creatie of zijn verzameling verdwenen is, wordt hij verzocht de organisatie hiervan in kennis te stellen. In geen geval zal de organisatie aansprakelijk worden gesteld. Alleen het Walug-comité, eventueel samen met de organisatie, zal kunnen beslissen om bij te dragen in de kosten van de vervanging van het ontbrekende voorwerp. Deze beslissing zal na het evenement per geval worden genomen.

  13. De exposant verbindt zich ertoe het hele weekend (zaterdag en zondag) aanwezig te zijn.


    6. Verkopers :

Volgens de wet wordt iemand die producten koopt om ze later met winst door te verkopen, als een professionele verkoper beschouwd. Voor Walug-evenementen wordt een onderscheid gemaakt tussen professionele en particuliere verkopers: - Een particuliere verkoper is een lid dat vindt dat hij of zij te veel LEGO®-materiaal heeft en daarvan af en toe wat wil verkopen op onze evenementen.

      1. Een commerciële verkoper heeft een BTW-nummer en beschikt over voorraad die uitsluitend voor verkoop bestemd is. Indien een                          deelnemer een verkoopstandplaats wenst, moet hij dit bij zijn inschrijving aangeven. Hij moet ook aangeven of het om een commerciële of particuliere verkoopstand gaat.

      2. Sponsorregels - Walug heeft een hoofdsponsor waarmee verkoopovereenkomsten zijn gesloten. Het Comité ziet erop toe dat deze regels                  worden nageleefd. - Vanaf 2021 gebruiken we de inhoud van de Belgische LEGO® Shop@Home site als referentie                                                  (https://shop.lego.com/en- BE van https://shop.lego.com/fr-BE). Deze site bevat alleen de huidige LEGO sets (en de "gepensioneerde"                  sets). De hoofdsponsor heeft het alleenrecht op de verkoop van alle sets die op deze site worden gepubliceerd; deze sets (met uitzondering              van de "gepensioneerde" sets) kunnen dus niet door andere verkopers worden verkocht.

      3. Particuliere verkoper, maximaal 2 strekkende meter verkoopruimte, Professionele verkoper maximaal 8 strekkende meter verkoopruimte.                Tijdens het hele evenement, maximum 3 verkopen van dezelfde set uit de normale LEGO® catalogus, rekening houdend met de                              sponsorovereenkomsten Geen beperking in aantal, rekening houdend met de sponsorovereenkomsten Tijdens het hele evenement,                             maximum 1 exemplaar van dezelfde 'Expert Building' of 'Ultimate Collectors' set, rekening houdend met de sponsorovereenkomsten.

      4. Geen beperkingen voor de verkoop van minifiguren of individuele stukken (nieuw of tweedehands), noch voor gebruikte LEGO sets.

      5. Duidelijke vermelding van het logo (indien beschikbaar) en het BTW-nummer. Voorzie uw eigen plastic zakken voor bezoekers (om u te                kunnen onderscheiden van andere verkopers).


           7. Algemene regels voor verkopers :


  1. Elke verkoper is verantwoordelijk voor het naleven van de geldende regels en wetten.

  2. Alleen LEGO® gerelateerde artikelen mogen verkocht worden. De verkoop van andere artikelen is onderworpen aan de goedkeuring van de organisatie.

  3. Voor de prijs van de standplaats worden de meters voor de standplaats in aanmerking genomen. Achter de stand is de verkoper vrij om andere tafels of rekken te plaatsen (zonder de breedte aan de voorkant te overschrijden). Deze tafels/planken worden niet door de organisatie geleverd. Indien de verkoper tafels of rekken toevoegt naast de voorziene tafels, moet hij deze verwijderen of een extra vergoeding betalen die overeenstemt met de extra breedte; de beslissing zal genomen worden door het Comité.

  4. De huur van de verkoopstands moet contant worden betaald op de dag van het evenement. Elke deelnemer zal de prijs moeten betalen die overeenstemt met zijn reservering en dit zelfs indien hij niet alle gereserveerde plaatsen inneemt. Het Comité kan zo nodig na betaling van de huurprijs een factuur uitschrijven voor commerciële verkopers.

  5. Het is in geen geval toegestaan munten van een van de laatste twee LUGBULK's te koop aan te bieden.

  6. Walug kan op geen enkele manier verantwoordelijk worden gehouden voor een tegenvallende omzet op het evenement.

  7. Elke verkoper is verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn stand tegen diefstal. Walug kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de vergoeding van eventuele verliezen.

  8. Verkopers moeten hun eigen tafelkleden voor hun stand voorzien (bij voorkeur katoen om brandveiligheidsredenen). Alleen zwart, wit, blauw of groen zijn toegestaan. Een reclamebanner is ook toegestaan. De verkoper moet voor voldoende verlengsnoeren zorgen.

  9. Indien een individuele verkoper niet aan de voorwaarden voldoet, of indien het vermoeden bestaat dat hij een beroepsverkoper is, kan de Organisatie (of het Comité) hem ofwel opnieuw als beroepsverkoper classificeren, ofwel zijn standplaats laten schrappen. Hij kan ook een verbod krijgen om op toekomstige evenementen te verkopen. De gemaakte kosten kunnen door de verkoper niet worden afgewenteld op het Comité. Anderzijds kan het Comité de kosten voor het verwijderen van de standplaats doorberekenen aan de verkoper.

  10. Elke verkoper is verantwoordelijk voor wat hij te koop aanbiedt. De organisatie kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld. In geval van overtreding zal de eventuele boete worden aangerekend aan de verkoper, die kan worden uitgesloten van het evenement en van elk ander evenement nadien.

  11. Indien een verkoper een commerciële actie organiseert in verband met de tentoonstelling van Spa-Francorchamps, moet hij deze ter goedkeuring voorleggen aan de raad van bestuur van Walug. Zonder goedkeuring kan deze actie niet tijdens het evenement worden gestart. Niet-naleving van deze overeenkomst zal leiden tot de volledige terugtrekking van de verkoper van het evenement.


    8. Super Tombola :

  1. Deelname aan de Super Tombola is alleen mogelijk voor leden die zijn ingeschreven als exposant/vrijwilliger/verkoper en die actief deelnemen aan het evenement.

  2. Winnende sets mogen niet worden verkocht en mogen door het comité niet worden geruild tegen andere verlotingsprijzen.

  3. Niet-betaling van het diner op de vastgestelde datum kan leiden tot uitsluiting van de Superverloting. Elke deelnemer is verplicht deze regels te lezen en te begrijpen. Door zich in te schrijven voor dit evenement verklaart elke deelnemer dat hij/zij akkoord gaat met deze regels. Elk geschil dat voortvloeit uit een punt dat niet in dit reglement is geregeld, wordt ter plaatse opgelost in overleg met de deelnemer en de organisatie (in samenwerking met het comité). Bij niet-naleving van dit reglement behoudt de organisator zich het recht voor het lid uit te sluiten van het evenement en/of toekomstige evenementen. Kosten die voortvloeien uit een van de punten in dit reglement kunnen door het lid niet op de organisatie of het comité worden verhaald. Kosten die voor de organisatie of het Comité ontstaan doordat een lid zich niet aan deze regels houdt, kunnen op het lid worden verhaald.


Geschreven door het Walug Comité.